Informationen zum Datenschutznach, Art. 13 und 14 DSGVO
1. Verantwortlicher
Dr. Spilker Hausverwaltungsgesellschaft mbH
Herforder Str. 210, 33609 Bielefeld
Geschäftsführer: Dr. Tobias Spilker
Mail: info@spilker-hvg.de
2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Durchführung und Anbahnung von Vertragsverhältnissen, insbesondere im Rahmen der WEG- und Mietverwaltung, der Umsetzung von Beschlüssen und Durchführung von Eigentümerversammlungen, der Erstellung von Hausgeld-, Betriebs- und Heizkostenabrechnungen, der Buchhaltung, des Mahnwesens sowie der Abwicklung von Miet- und Kaufverträgen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist – insbesondere nach handels- und steuerrechtlichen Vorschriften (HGB, AO), dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG), der Heizkostenverordnung (HeizkV), der Trinkwasserverordnung (TrinkwV) oder dem Geldwäschegesetz (GWG) – erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen Spezialgesetzen sowie einschlägigen Vorschriften des BDSG.
Darüber hinaus verarbeiten wir Daten zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hierzu zählen insbesondere die Wahrung des Hausrechts, die Gewährleistung der IT- und Gebäudesicherheit, die Geltendmachung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche sowie Bonitätsprüfungen bei Mietinteressenten. In diesen Fällen erfolgt eine sorgfältige Interessenabwägung.
Soweit eine Verarbeitung auf einer gesondert erteilten Einwilligung beruht, erfolgt diese gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (z. B. Weitergabe von Kontaktdaten an Handwerker). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden nur verarbeitet, sofern hierfür eine ausdrückliche gesetzliche Grundlage besteht, insbesondere nach Art. 9 DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG.
3. Datenkategorien
Im Rahmen der genannten Zwecke verarbeiten wir insbesondere personenbezogene Stammdaten (z. B. Name, Anschrift, Kontaktdaten), Vertrags- und Objektdaten, Abrechnungs- und Zahlungsdaten sowie Kommunikationsdaten. Bei Mietinteressenten können darüber hinaus Bonitätsdaten verarbeitet werden, soweit dies zur Begründung eines Mietverhältnisses erforderlich ist. Je nach Einzelfall können weitere Datenarten verarbeitet werden, sofern diese zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich sind.
4. Datenherkunft
Soweit Daten nicht direkt bei der betroffenen Person erhoben werden, stammen sie insbesondere von Eigentümern, Vorverwaltern, Vertragspartnern, Auskunfteien, Behörden oder öffentlichen Registern. Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen werden nur im gesetzlich zulässigen Umfang verarbeitet.
5. Empfänger
Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, soweit dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtung erforderlich ist, insbesondere an Banken, Steuerberater, Abrechnungsunternehmen, Handwerker, IT-Dienstleister (Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO) sowie Behörden. Eine Übermittlung in Drittstaaten findet nicht statt. Sollte im Einzelfall eine Drittlandsübermittlung erforderlich sein (z. B. durch IT-Dienstleister), erfolgt diese ausschließlich unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.
6. Speicherdauer
Die Speicherung erfolgt für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (regelmäßig 6–10 Jahre gemäß HGB und AO). In Einzelfällen kann eine längere Speicherung aufgrund gesetzlicher Verjährungsfristen (bis zu 30 Jahre) erforderlich sein. Nach Wegfall der Speicherzwecke und gesetzlicher Pflichten werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
7. Betroffenenrechte
Sie haben nach Art. 15–21 DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie WIDERSPRUCHH gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen. Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG, insbesondere bei der zuständigen Landesbehörde in Nordrhein-Westfalen.
8. Bereitstellungspflicht
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für den Abschluss und die Durchführung von Verträgen erforderlich. Ohne diese Daten ist eine ordnungsgemäße Verwaltung nicht möglich.
Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Vorschriften (z. B. Geldwäschegesetz) erhoben werden, besteht eine gesetzliche Bereitstellungspflicht; ohne diese kann ein Vertragsabschluss ggf. nicht erfolgen.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.